وزارة التعليم العالي و البحث العلمي

Ministry of Higher Education and Scientific Research

Responsive image
شعبة العقود الحكومية >> الهيكل التنظيمي
AL Mustansiriyah University
  أنجاز عقود تجهيز مختبرات كلية الهندسة  أأنجاز عقود تجهيز مختبرات كلية العلوم  تم تجهيز السبورات الذكية في الجامعة المستنصرية   انجاز عقد اعداد تصاميم مجمعات سكنية للاساتذة والمؤظفين  انجاز مشروع مجمع صدر القناة للاقسام الداخلية بناية رقم 2   ابرام ملحق عقد لصيانة مصاعد رئاسة الجامعة وقسم هندسة الميكانيك في كلية الهندسة  توقيع عقد أعمال إضافة طابق في كلية الاداب /قسم الترجمة  

تاريخ النشر 2016/01/28 | في الساعة 11:41:23 صباحاً | عدد القراءات : 1

الهيكل التنظيمي

تتكون شعبة العقود الحكومية من خمسة وحدات نوضح مهام والية عمل كل منها وكما مرفق :

 

اولا: وحدة التعاقدات ..

 

تتولى وحدة التعاقدات تحديد اسلوب تنفيذ المشاريع بالاضافة الى تهيئة واعداد المستندات الخاصة بكل ما يتعلق بأجرات الاعلان والاحالة والعقد وكما يأتي :

 

1-   اكمال متطلبات اساليب التنفيذ :

 

أ‌-       التأكد من توفر الوثائق الاتية :

1-   طلب الجهات ذات العلاقة (تشكيلات الجامعة المختلفة) او (توجيه رئاسة الجامعة) .

2-   موافقة السيد رئيس الجامعة على الطلب .

3-   جداول الكميات (المسعر وغير المسعر) موقعة من قبل اللجنة المختصة للتسعير ومختومة من قبل الدائرة الهندسية وأية ملحقات مثل (خرائط – مخططات – صور – كتلوكات او غيرها ) .

4-   الامر الجامعي للجنة المخولة بالتسعير .

5-   موافقة السيد رئيس الجامعة على تنفيذ الاعمال وحسب الصلاحيات وفقا لاسلوب التنفيذ .

 

ب‌-  التاكد من تحقق المعلومات الاتية :-

1-   ادراج الاعمال كمشروع او احد مكونات مشاريع الخطة الاستثمارية .

2-   وجود دراسة الجدوى الاقتصادية والفنية .

3-   اعداد استمارة المشاريع عدد (2) متضمنة المكون المطلوب ادراجه وكلفة ضمن (الكلفة) .

4-   وجود سند للارض المطلوب انشاء المشروع عليها .

5-   خلو الاض وجهازيتها لانشاء المشروع وعدم وجود عوارض .

6-   تحديد عمر العمل او المشروع وفترة الصيانة والضمان .

7-   توفر التخصيص المالي (شرط ان يكون اضافة المكون ضمن الكلفة الكلية للمشروع ) .

 

2-   الاعلان عن المناقصات :

 

أ‌-       اعداد صيغة الاعلان في الصحف .

ب‌-  اعداد الاعلان في مواقع الانترنت .

ج-اعداد صيغة الورقة الخاصة بالسيد رئيس الجامعة (ورقة المعلومات الخاصة بالمشروع) .

د – اعداد صيغة الطلب الخاص باعلان المناقصة (الى السيد رئيس الجامعة) .

 

 

 

 

    هـ - اعداد صيغة كتاب الى الصحف لغرض الاعلان .

و – اعداد كتاب الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / دائرة الاعمار والمشاريع / قسم العقود الحكومية (بالاعلان وقرص CD) للاعلان في موقع الوزارة مع نسخة من دراسة الجدوى الاقتصادية مع استمارة المشروع عدد (2) متضمنة المكون .

ز – نسخة من اعلان الوزارة الى (وحدة الانترنت) للاعلان في موقع الجامعة .

 

3-   اعداد مستندات المناقصة :-

 

أ‌-       استنساخ مجموعة من جداول الكميات غير المسعرة مع المرفقات (ان وجدت) وختمها بختم شعبة العقود الحكومية .

ب‌-  اعداد الشروط والمواصفات الخاصة بالمناقصة واستنساخ المجموعة المطلوبة والختم بختم شعبة العقود الحكومية .

      ج – تحديد ثمن المجموعة الواحدة من مستندات المناقصة .

      د – تحديد مبلغ الغرامات التأخيرية وتحديد التحميلات الادارية .

 

     4 – تنفيذ اجراءات الاحالة :-

 

أ – التحقق من المعلومات الاتية :-

1- اجراءات لجنة الفتح ولجنة التحليل .

2- عدم ادراج الشركة ضمن القائمة السوداء .

3- ارسال نسخة من محضر لجنة الفتح والتحليل الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / دائرة الاعمار والمشاريع / قسم العقود الحكومية متضمنا تاريخ الاجتماع لكل منهما .

ب – اكمال متطلبات الاحالة :-

  1- اعداد صيغ المخاطبات لاكمال الاجراءات .

  2- اعداد صيغة الاحالة .

  3- اعلان الاحالة في لوحة الاعلانات الخاصة .

 

5 – اعداد مسودة العقد :-

 

 أ - اعداد صيغة المسودة وتوقيعها من قبل الشؤون القانونية والمالية والتدقيق والهندسية .

ب- اعداد كتاب الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / دائرة الاعمار والمشاريع / قسم العقود الحكومية متضمنا نسخة من مسودة العقد ومتابعة ذلك .

ج- توقيع الصيغة الاخيرة من قبل السيد رئيس الجامعة او من يخوله بالتوقيع والمقاول او الشركة .

 

6-   تحديد اسلوب تنفيذ المشاريع :-

 

حيث يكون تحديد اسلوب تنفيذ المشاريع او العقود العامة وفقاً للمادة (4) من تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (1) لسنة 2008وذلك باعتماد اسلوب المناقصات (العامة ، المحدودة ، بمرحلتين) اواسلوب الدعوة المباشرة او اسلوب العطاء الواحد او اسلوب لجان المشتريات ذلك وفقاً للصلاحيات الواردة في تعليمات تنفيذ الموازنة الاتحادية بالاضافة الى تعليمات الوزارة بهذا الشأن ويكون اختيار الاسلوب الامثل في تنفيذ العقود بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / دائرة الاعمار والمشاريع / قسم العقود الحكومية .

7 - تحديد ودراسة الكلف التخمينية للمشاريع والعقود .

8-   ترجمة العقود والوثائق ومستندات المناقصة .

9-   مليء استمارة قائمة المعلومات الخاصة بالعقود الموقعة التي تزيد كلفتها عن (150مليون) دينار وتوجيهها الى هيئة ديوان الرقابة المالية وذلك استنادا الى كتاب الامانة لمجلس الوزراء – دائرة شؤون الوزارات ذي العدد (ش.و/8/1/17288) في 11/12/2005 .

 

 

ثانياً : وحدة المتابعة :-

 

تتمثل مسؤولية وحدة المتابعة في متابعة اجراءات تهيئة كل ما يتعلق بتنفيذ العقود من مراحل اعداد دراسة الجدوى الاقتصادية والفنية مروراً بمراحل الانجاز وحتى مراحل الاستلام النهائي للمشروع وكما يأتي :-

1-   متابعة اعداد دراسة الجدوى الاقتصادية والفنية للمشروع .

2-   متابعة اعداد دراسة دقيقة وكاملة عن الكلف التخمينية للمشروع .

3-   متابعة توفير التخصيصات المالية للمشاريع المزمع تنفيذها مع الجهات ذات العلاقة .

4-   متابعة استحصال الموافقات فيما يخص استملاك الاراضي من الجهات المعنية على تخصيص الارض المطلوبة لتنفيذ المشروع .

5-   متابعة ازالة المشاكل القانونية والمالية (ان وجدت) وتهيئة الموقع المخصص للمشروع او المخازن اللازمة للخزن .

6-   متابعة اجراءات عمل لجان فتح وتحليل العطاءات .

7-   الاشراف على اجراءات تسليم الموقع والمباشرة بالعمل مع ارسال نسخة من الاوامر الجامعية لتشكيل اللجان الى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / دائرة الاعمار والمشاريع / قسم العقود الحكومية وكذلك الى هيئة ديوان الرقابة .

8-   متابعة مراحل انجاز المشاريع وتأشير المشاكل الفنية (ان وجدت) ورفع التقارير الخاصة بذلك

   9- مراقبة ومتابعة عمل الشركات ومدى التزامها بالمدد المقرة وحسب التعليمات .

10- متابعة اجراءات السلف التشغيلية وسلف الاعمال المنجزة والمواد المجهزة والمطروحة وسلف المكائن والمعدات المستخدمة في موقع العمل .

11- مراجعة محاضر الاستلام الاولي والنهائي والمدد الاضافية وخصم السعر بالمقارنة مع جدول تقدم العمل ورفع التقارير الخاصة بذلك .

12- متابعة اتخاذ الاجراءات القانونية اللازمة في حالة اخلال المتعاقد بالتزاماته التعاقدية .

13- متابعة ما يخص صحة الصدور (هوية المقاول والصك وبراءة الذمة الضريبية) لاستكمال اجراءات الاحالة فيما بعد .

 

ثالثاً : وحدة الارشيف :-

  تتلخص مهام وحدة الارشيف بكل ما يتعلق بأمور الارشفة والحفظ ومهام السكرتارية والامور الادارية  والطباعة وكما يأتي :-

1-   تنفيذ مهام السكرتارية وادارة الشعبة :-

أ‌-       استلام وتسليم البريد .

ب‌-  طباعة الكتب وتحرير الهوامش .

ج- الاشراف على سجل المتابعة .

 د- استنساخ الكتب ومتعلقات الشعبة .

هـ- الاشراف على سجل الحضور اليومي .

و- الاشراف على سجل الاجازات .

2- حفظ المخاطبات وتنظيم الاضابير .

3- الارشفة الالكترونية والمعلوماتية .

4- قطع وصولات بيع التنادر .

5- تسجيل العطاءات .

رابعاً :- وحدة الاستيراد :-

   تتولى وحدة الاستيراد كل ما يتعلق بشأن استيراد الاجهزة والمعدات من مرحلة اعداد دراسات الجدوى    والتخمين مروراً بالشحن ومن ثم الخزن وكما يأتي :-

أ‌-التأكد من توفر او وجود البيانات والمعلومات الاتية :-

1-   دراسة دقيقة عن الكلفة التخمينية بغية استخدامها كمقياس لتحليل العطاءات .

2-   تأييد التخصيصات المالية في الموازنة ( الجارية – الاستثمارية ) .

3-   مصادقة على تقارير الجدوى الفنية والاقتصادية من الجهة المخولة .

ب- القيام بالاجراءات الاتية :

1-   الشروط والمواصفات وجدول الكميات والمخططات الخاصة بالاجراء المطلوب استيرادها .

2-   تحديد نوع البيع التجاري (CANDF EXWORR CIF, FOB)

3-   متابعة الشحن واكمال اجراءات التخليص الكمركي للاجهزة والمواد المتعاقد عليها .

4-   تسهيل عملية وصول المواد والاجهزة الى المخازن .

5-   متابعة اجراءات الاستلام للمواد والاجهزة المستلمة .

6-   متابعة اجراءات الفحص الهندسي للمواد والاجهزة المستلمة .

7-   تهيئة الاستمارات الخاصة من المصارف المعتمدة .

8-   تهيئة الاستمارات الخاصة بالتخليص الكمركي وذلك من الهيئة العامة للكمارك .

9-   فتح الاعتمادات المستندية .

10-                اجراء المراسلات الخاصة .

خامساً :- وحدة الاستثمار :-

         تتولى وحدة الاستثمار تهيئة واعداد كل ما يتعلق بالاستثمار وحسب مايأتي :-

1-   اعداد دراسات الجدوى الفنية والاقتصادية وتحديد الكلف التخمينية المقبولة للمشاريع الاستثمارية .

2-   تهيئة كافة الوثائق والموافقات التي يستلزمها المشروع من سند الارض وغيره .

3-   دراسة مدى ملائمة الارض للمشروع واستحصال الموافقات الخاصة

4-   دراسة العروض المقدمة وتقديم تقرير بذلك .

5-   تهيئة كافة الاوليات وتلخيصها لتقديمها الى اللجان المختصة .

6-   تثبيت المواصفات لفقرات المشروع بالاستعانة بلجنة تشكل لهذا الغرض .

7-   اعداد مسودة العقد اللازمة والمدة وحسب طبيعة المشروع الاستثماري .

8-   تحديد نوعية المواد اللازمة والمدة الكافية المتوقعة لاسترداد رأس المال والارباح المتوقعة خلال فترة الاستثمار .

مشاركة الموضوع عبر Facebook Twitter Google Email Print